Taak, uitgangspunten en werkwijze
De Adviescommissie Milieu en Ruimte gemeente Soest
Taak, uitgangspunten en werkwijze
1. Wat is de taak van de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
2. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte voor ogen?
3. Hoe gaat de Adviescommissie Milieu en Ruimte te werk?
4. Op welke manier communiceert de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
5. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte nodig om goed te kunnen functioneren?
1. Wat is de taak van de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
Het gemeentebestuur heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte aangesteld om de gemeente (gevraagd en ongevraagd) deskundig advies te geven over haar milieubeleid en over alle onderwerpen die raakvlakken hebben met milieu en ruimte in Soest.
De gemeente gebruikt de adviezen om zelf beter onderbouwde afwegingen te kunnen maken bij beslissingen die invloed hebben op het milieu.
De gemeente en de adviescommissie vatten het begrip ‘milieu’ breed op. Onderwerpen waarover de commissie kan adviseren zijn bijvoorbeeld: milieubeleid, energie, bodem, water, riolering, slib, afval, geluid, lucht, leefbaarheid, natuur, water, landschap, landbouw, ruimtelijke ordening, verkeer, milieuhandhaving, natuur- en milieueducatie.
De commissie adviseert aan de gemeenteraad, het college van Burgemeester en Wethouders en het ambtelijk apparaat van de gemeente Soest.
De adviezen richten zich op:
2. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte voor ogen?
De adviescommissie let bij de advisering op een aantal zaken:
De adviescommissie adviseert neutraal
De kracht van de Adviescommissie Milieu en Ruimte is dat de adviezen van de commissie zoveel mogelijk neutraal zijn, in de zin van ‘niet politiek gekleurd’, en gebaseerd op inhoudelijke deskundigheid. Politieke afwegingen maakt de gemeente zelf, en de adviescommissie wil geen rol spelen in de politieke arena. Dat wil zeggen dat de commissie bij een politieke afweging geen voorkeur wil uitspreken voor de ene of de andere optie. De commissie waakt er voor dat afwegingen op de juiste gronden gebeuren, en dat effecten op de kwaliteit van milieu en ruimte van alle opties helder zijn.
De adviescommissie let op inhoudelijke kwaliteit van beleids- of onderzoeksrapporten
De adviescommissie let bijvoorbeeld op de kwaliteit, betrouwbaarheid en volledigheid van onderliggende gegevens, de manier waarop conclusies zijn getrokken uit feiten, het juiste gebruik van methoden, modellen en indicatoren, de presentatie van resultaten, leesbaarheid en toegankelijkheid van teksten.
De adviescommissie vraagt aandacht voor het lange termijn perspectief
De commissie vindt dat keuzen gebaseerd moeten zijn op een visie op de (gewenste) ontwikkelingen op de langere termijn. De commissie betrekt daarom bij de advisering altijd de onderliggende visie van de gemeente voor de langere termijn voor het onderwerp dat aan de orde is, of vraagt om een lange termijnvisie als die ontbreekt.
De adviescommissie legt verbanden met de omgeving van Soest
De commissie kijkt bij haar adviezen ook buiten de gemeentegrenzen. Er kunnen ontwikkelingen bij de buurgemeenten zijn, regionale, provinciale of landelijke ontwikkelingen en zelfs zaken op Europese schaal, die invloed hebben op het milieu in Soest. Andersom oefent Soest ook invloed op de omgeving uit. Bij besluiten moeten de wederzijdse beïnvloedingen helder te zijn.
De adviescommissie zoekt naar relaties tussen verschillende milieuthema’s
De commissie heeft over het algemeen een breed overzicht over milieuthema’s die binnen Soest en in de regio spelen, en ook over de manier waarop andere instanties met die thema’s omgaan (provincies, rijk, waterschappen, onderzoekswereld). De commissie gaat bij een advies over een thema altijd na of er relaties zijn met ontwikkelingen bij andere thema’s en adviseert over het leggen van dwarsverbanden.
3. Hoe gaat de Adviescommissie Milieu en Ruimte te werk?
Rol- en taakverdeling binnen de adviescommissie
De agendering van onderwerpen
De commissie zet onderwerpen op de agenda, die kunnen leiden tot gevraagde adviezen, op verzoek van:
De commissie vergadert in principe eenmaal per maand. De voorzitter kan extra vergaderingen inlassen als dat nodig is, bijvoorbeeld in verband met een deadline voor een advies.
Stadia in de besluitvorming waarbij de commissie kan adviseren
De commissie kan in verschillende stadia van de ideeën- of besluitvorming over een onderwerp adviseren:
Wijze van adviseren
De commissie heeft verschillende mogelijkheden om de adviezen vorm te geven:
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de commissie op de stoel van de ambtenaar gaat zitten, of (veel) inhoudelijk werk doet. Wat de commissie vooral doet, zeker bij een advies in een beginstadium, is: kritische en constructieve vragen stellen en suggesties doen.
De route die de adviezen volgen
Het verslag van de vergadering, met daarin eventueel adviezen, gaat via de mail naar de leden, die daarop binnen een week reageren. Een advies in de vorm van een aparte notitie bespreekt de commissie in concept tijdens de vergadering, tenzij het haast heeft – dan reageren de leden via de mail. Als het advies klaar is en de voorzitter is akkoord, dan verstuurt de secretaris het naar de aanvrager, of – als het een ongevraagd advies is – naar degene voor wie het bedoeld is.
Openbaarheid
De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar. Een besloten vergadering is ook mogelijk, als daar een aanleiding voor is. De verslagen, adviezen en het jaarverslag zijn openbaar, zodra ze de secretaris ze (namens de voorzitter) heeft aangeboden aan het gemeentebestuur (raad en college). De gemeente plaatst ze direct na verschijnen op de gemeentelijke website. Voor een verslag van een besloten vergadering geldt dat niet; dat gaat alleen naar het gemeentebestuur.
4. Op welke manier communiceert de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
De commissie communiceert niet alleen via gerichte mondelinge en schriftelijke adviezen en verslagen, maar heeft ook via een aantal andere wegen contacten met de gemeente:
5. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte nodig om goed te kunnen functioneren?
Tijdig informatie over actuele ontwikkelingen binnen het gemeentehuis
Het komt voor dat de adviescommissie niet tijdig op de hoogte is van onderwerpen die (gaan) spelen. De commissie krijgt in dat geval in een laat stadium de vraag om te adviseren. De kwaliteit van het advies kan daaronder lijden, waardoor de gemeente niet optimaal profiteert van haar eigen adviescommissie. Een goede en directe communicatie met gemeenteambtenaren die werken aan de belangrijke milieuonderwerpen, is een goed instrument gebleken om dit te verbeteren. Het is belangrijk dat het gemeentelijk apparaat de commissie niet ervaart als een extra belasting, maar juist als een hulp in het zorgvuldig, kwalitatief goed en tijdig behandelen van de milieuonderwerpen.
Terugkoppeling op de adviezen
De commissie hoort graag terug wat de gemeente heeft gedaan met de adviezen. Die terugkoppeling heeft de commissie nodig om te kunnen evalueren of de adviezen goed genoeg aansluiten bij de behoeften en of ze bruikbaar zijn. Bovendien is het goed voor de motivatie van de commissieleden om te weten dat de gemeente de adviezen niet alleen op prijs stelt, maar ook daadwerkelijk gebruikt.
Evaluatie van het functioneren
De commissie vindt dat advies altijd beter kan. De adviescommissie vraagt daarom eenmaal per jaar de mening van het college over het functioneren van de adviescommissie. Ook stelt de adviescommissie opmerkingen van de raad en het gemeentelijk apparaat op prijs. Op basis van deze feedback, en met een kritische blik van de leden van de adviescommissie zelf, evalueert de commissie jaarlijks haar eigen functioneren. De resultaten daarvan zijn in eerste instantie voor intern gebruik binnen de adviescommissie. Een samenvatting komt in het jaarverslag.
Nieuwe leden voeren na een half jaar een functioneringsgesprek met de voorzitter en secretaris.
Taak, uitgangspunten en werkwijze
1. Wat is de taak van de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
2. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte voor ogen?
3. Hoe gaat de Adviescommissie Milieu en Ruimte te werk?
4. Op welke manier communiceert de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
5. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte nodig om goed te kunnen functioneren?
1. Wat is de taak van de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
Het gemeentebestuur heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte aangesteld om de gemeente (gevraagd en ongevraagd) deskundig advies te geven over haar milieubeleid en over alle onderwerpen die raakvlakken hebben met milieu en ruimte in Soest.
De gemeente gebruikt de adviezen om zelf beter onderbouwde afwegingen te kunnen maken bij beslissingen die invloed hebben op het milieu.
De gemeente en de adviescommissie vatten het begrip ‘milieu’ breed op. Onderwerpen waarover de commissie kan adviseren zijn bijvoorbeeld: milieubeleid, energie, bodem, water, riolering, slib, afval, geluid, lucht, leefbaarheid, natuur, water, landschap, landbouw, ruimtelijke ordening, verkeer, milieuhandhaving, natuur- en milieueducatie.
De commissie adviseert aan de gemeenteraad, het college van Burgemeester en Wethouders en het ambtelijk apparaat van de gemeente Soest.
De adviezen richten zich op:
- Het signaleren van (mogelijke) milieueffecten van gemeentelijk beleid of van ontwikkelingen in Soest of directe omgeving;
- Het anticiperen op regionale, provinciale of landelijke ontwikkelingen, die invloed kunnen krijgen op het milieu in Soest.
- Het becommentariëren van onderzoeksrapporten, studies, visies en beleidsnota’s op het gebied van milieu (in brede zin), die de gemeente laat maken als voorbereiding op een (politieke) afweging. De commissie gebruikt haar deskundigheid om de inhoudelijke kwaliteit te toetsen en waar nodig te verbeteren.
- Het stimuleren en ondersteunen van de gemeente bij het ontwikkelen van visies om de kwaliteit van milieu en ruimte in Soest te verbeteren.
2. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte voor ogen?
De adviescommissie let bij de advisering op een aantal zaken:
De adviescommissie adviseert neutraal
De kracht van de Adviescommissie Milieu en Ruimte is dat de adviezen van de commissie zoveel mogelijk neutraal zijn, in de zin van ‘niet politiek gekleurd’, en gebaseerd op inhoudelijke deskundigheid. Politieke afwegingen maakt de gemeente zelf, en de adviescommissie wil geen rol spelen in de politieke arena. Dat wil zeggen dat de commissie bij een politieke afweging geen voorkeur wil uitspreken voor de ene of de andere optie. De commissie waakt er voor dat afwegingen op de juiste gronden gebeuren, en dat effecten op de kwaliteit van milieu en ruimte van alle opties helder zijn.
De adviescommissie let op inhoudelijke kwaliteit van beleids- of onderzoeksrapporten
De adviescommissie let bijvoorbeeld op de kwaliteit, betrouwbaarheid en volledigheid van onderliggende gegevens, de manier waarop conclusies zijn getrokken uit feiten, het juiste gebruik van methoden, modellen en indicatoren, de presentatie van resultaten, leesbaarheid en toegankelijkheid van teksten.
De adviescommissie vraagt aandacht voor het lange termijn perspectief
De commissie vindt dat keuzen gebaseerd moeten zijn op een visie op de (gewenste) ontwikkelingen op de langere termijn. De commissie betrekt daarom bij de advisering altijd de onderliggende visie van de gemeente voor de langere termijn voor het onderwerp dat aan de orde is, of vraagt om een lange termijnvisie als die ontbreekt.
De adviescommissie legt verbanden met de omgeving van Soest
De commissie kijkt bij haar adviezen ook buiten de gemeentegrenzen. Er kunnen ontwikkelingen bij de buurgemeenten zijn, regionale, provinciale of landelijke ontwikkelingen en zelfs zaken op Europese schaal, die invloed hebben op het milieu in Soest. Andersom oefent Soest ook invloed op de omgeving uit. Bij besluiten moeten de wederzijdse beïnvloedingen helder te zijn.
De adviescommissie zoekt naar relaties tussen verschillende milieuthema’s
De commissie heeft over het algemeen een breed overzicht over milieuthema’s die binnen Soest en in de regio spelen, en ook over de manier waarop andere instanties met die thema’s omgaan (provincies, rijk, waterschappen, onderzoekswereld). De commissie gaat bij een advies over een thema altijd na of er relaties zijn met ontwikkelingen bij andere thema’s en adviseert over het leggen van dwarsverbanden.
3. Hoe gaat de Adviescommissie Milieu en Ruimte te werk?
Rol- en taakverdeling binnen de adviescommissie
- De voorzitter is het gezicht naar buiten van de commissie, en het eerste aanspreekpunt voor de gemeente en (een enkele keer) voor de pers. Daarnaast zit hij de vergaderingen voor, checkt de verslagen en heeft hij een inhoudelijke inbreng.
- De secretaris is de link tussen de commissie en de gemeente. Hij zorgt dat relevante ontwikkelingen bij de gemeente op de agenda van de commissie komen, zorgt voor informatievoorziening aan de commissieleden, maakt de verslagen van de bijeenkomsten, stelt samen met de voorzitter de agenda op, zorgt dat de adviezen van de commissie op de juiste plaats ‘landen’ en koppelt terug wat de gemeente doet met de adviezen. Hij vervult zijn rol binnen de commissie onder directe aansturing van de voorzitter van de commissie, en niet van gemeentelijke lijnorganisatie.
- De overige leden hebben elk hun eigen (inhoudelijke) specialiteit, die ze inzetten voor adviezen over specifieke onderwerpen. Daarnaast hebben alle leden een breed netwerk dat ze zonodig kunnen aanspreken. Meestal zijn er twee of drie leden die een advies voorbereiden, waarna de hele commissie het advies bespreekt en goedkeurt, voor het richting gemeente gaat.
De agendering van onderwerpen
De commissie zet onderwerpen op de agenda, die kunnen leiden tot gevraagde adviezen, op verzoek van:
- Het college van Burgemeester en Wethouders;
- Één of meer raadsleden;
- Ambtenaren van de gemeente.
- ‘Berichten in de krant’ of waarnemingen van de leden van de adviescommissie, over lokale of regionale gebeurtenissen die een milieueffect hebben of kunnen hebben;
- Gemeentelijke (beleids)plannen die niet voor advies aan de adviescommissie zijn voorgelegd omdat ze niet direct over milieu gaan, maar waarvan de adviescommissie vindt dat ze wel milieugevolgen kunnen hebben;
- Regionale of landelijke ontwikkelingen, of ontwikkelingen die op wat langere termijn spelen, waarvan de commissie de indruk heeft dat de gemeente er (nog) onvoldoende aandacht voor heeft.
De commissie vergadert in principe eenmaal per maand. De voorzitter kan extra vergaderingen inlassen als dat nodig is, bijvoorbeeld in verband met een deadline voor een advies.
Stadia in de besluitvorming waarbij de commissie kan adviseren
De commissie kan in verschillende stadia van de ideeën- of besluitvorming over een onderwerp adviseren:
- In het beginstadium: vaak zal dit het geval zijn bij ongevraagde adviezen waarbij de commissie een onderwerp wil aankaarten bij de gemeente. Ook kan een gemeenteambtenaar, raadslid of wethouder een idee in een vroeg stadium bij de commissie neerleggen om er over van gedachte te wisselen.
- Tijdens de ambtelijke voorbereiding voor besluitvorming over een onderwerp: de commissie kan ambtenaren adviseren over bijvoorbeeld projectplannen, offertes, conceptrapporten e.d.
- Op het moment dat een onderwerp klaar is voor besluitvorming: het college of de raad kunnen de adviescommissie vragen te adviseren als het onderwerp op de bestuurlijke agenda staat.
Wijze van adviseren
De commissie heeft verschillende mogelijkheden om de adviezen vorm te geven:
- Een notitie, als het gaat om een uitgebreid advies;
- Een passage in het verslag van de vergadering, als het gaat om een klein advies dat tijdens de vergadering tot stand is gekomen. De secretaris zorgt er voor dat adviezen in het verslag duidelijk herkenbaar zijn;
- Een mondeling advies aan wethouders, raadsleden of gemeenteambtenaren; dat kan in de vorm van gesprekken met één of enkele commissieleden, maar ook in de vorm van een brainstorm met de hele adviescommissie;
- Een deskundige toelichting op een onderwerp tijdens de driewekelijkse bijeenkomst van de raad, in het onderdeel ‘de Ontmoeting’;
- Een email aan wethouders, raadsleden of gemeenteambtenaren;
- Deelname in een klankbordgroep bij een project;
- Het organiseren van een ‘mini-symposium’ om met een wat breder publiek van gedachten te wisselen over een thema.
- Het organiseren van excursies om thema’s in het veld te kunnen toelichten en de discussie ter plekke te voeren.
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de commissie op de stoel van de ambtenaar gaat zitten, of (veel) inhoudelijk werk doet. Wat de commissie vooral doet, zeker bij een advies in een beginstadium, is: kritische en constructieve vragen stellen en suggesties doen.
De route die de adviezen volgen
Het verslag van de vergadering, met daarin eventueel adviezen, gaat via de mail naar de leden, die daarop binnen een week reageren. Een advies in de vorm van een aparte notitie bespreekt de commissie in concept tijdens de vergadering, tenzij het haast heeft – dan reageren de leden via de mail. Als het advies klaar is en de voorzitter is akkoord, dan verstuurt de secretaris het naar de aanvrager, of – als het een ongevraagd advies is – naar degene voor wie het bedoeld is.
- Een schriftelijk advies aan de raad gaat ook altijd naar het college en naar de behandelend ambtenaar;
- Een schriftelijk advies aan het college gaat ook naar de behandelend ambtenaar;
- Een schriftelijk advies aan een raadslid of politieke partij gaat ook naar de volledige raad en college;
- Een advies aan een gemeenteambtenaar gaat niet naar het bestuur. Als de adviescommissie in een later stadium aan de raad of college adviseert over hetzelfde onderwerp, staat in het B&W-advies welke inbreng de adviescommissie in een eerder stadium heeft gehad;
- Verslagen van de vergaderingen van de adviescommissie gaan via de mail direct naar de raadsleden en het college, naar de afdelingshoofden en naar de behandelend ambtenaar, voorzover het verslag een advies bevat op zijn werkterrein.
Openbaarheid
De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar. Een besloten vergadering is ook mogelijk, als daar een aanleiding voor is. De verslagen, adviezen en het jaarverslag zijn openbaar, zodra ze de secretaris ze (namens de voorzitter) heeft aangeboden aan het gemeentebestuur (raad en college). De gemeente plaatst ze direct na verschijnen op de gemeentelijke website. Voor een verslag van een besloten vergadering geldt dat niet; dat gaat alleen naar het gemeentebestuur.
4. Op welke manier communiceert de Adviescommissie Milieu en Ruimte?
De commissie communiceert niet alleen via gerichte mondelinge en schriftelijke adviezen en verslagen, maar heeft ook via een aantal andere wegen contacten met de gemeente:
- Het jaarverslag met een overzicht van alle adviezen van het afgelopen jaar. In januari maakt de adviescommissie het jaarverslag, waarna de gemeente per advies aanvult wat de gemeente met de adviezen gedaan heeft;
- Rondetafelgesprekken met de wethouders: 1 à 2 maal per jaar, in ieder geval naar aanleiding van het jaarverslag;
- Rondetafelgesprekken met raadsleden: 1 à 2 maal per jaar;
- Aanwezig zijn bij en actief deelnemen aan het onderdeel ‘de Ontmoeting’ van de driewekelijkse raadsvergadering, als er een milieuonderwerp op de agenda staat;
- Deelname aan een excursie (1 à 2 maal per jaar, al dan niet samen met raadsleden);
- Een ‘mini-symposium’ voor een wat breder publiek (1 maal per jaar of eens in de 2 jaar).
5. Wat heeft de Adviescommissie Milieu en Ruimte nodig om goed te kunnen functioneren?
Tijdig informatie over actuele ontwikkelingen binnen het gemeentehuis
Het komt voor dat de adviescommissie niet tijdig op de hoogte is van onderwerpen die (gaan) spelen. De commissie krijgt in dat geval in een laat stadium de vraag om te adviseren. De kwaliteit van het advies kan daaronder lijden, waardoor de gemeente niet optimaal profiteert van haar eigen adviescommissie. Een goede en directe communicatie met gemeenteambtenaren die werken aan de belangrijke milieuonderwerpen, is een goed instrument gebleken om dit te verbeteren. Het is belangrijk dat het gemeentelijk apparaat de commissie niet ervaart als een extra belasting, maar juist als een hulp in het zorgvuldig, kwalitatief goed en tijdig behandelen van de milieuonderwerpen.
Terugkoppeling op de adviezen
De commissie hoort graag terug wat de gemeente heeft gedaan met de adviezen. Die terugkoppeling heeft de commissie nodig om te kunnen evalueren of de adviezen goed genoeg aansluiten bij de behoeften en of ze bruikbaar zijn. Bovendien is het goed voor de motivatie van de commissieleden om te weten dat de gemeente de adviezen niet alleen op prijs stelt, maar ook daadwerkelijk gebruikt.
Evaluatie van het functioneren
De commissie vindt dat advies altijd beter kan. De adviescommissie vraagt daarom eenmaal per jaar de mening van het college over het functioneren van de adviescommissie. Ook stelt de adviescommissie opmerkingen van de raad en het gemeentelijk apparaat op prijs. Op basis van deze feedback, en met een kritische blik van de leden van de adviescommissie zelf, evalueert de commissie jaarlijks haar eigen functioneren. De resultaten daarvan zijn in eerste instantie voor intern gebruik binnen de adviescommissie. Een samenvatting komt in het jaarverslag.
Nieuwe leden voeren na een half jaar een functioneringsgesprek met de voorzitter en secretaris.